Warsztaty brandingowe to kluczowy element procesu budowania i rozwijania marki. Zebrałem dla Ciebie 8 najważniejszych kwestii organizacyjnych.

Dotyczą one technicznego przygotowania warsztatów. Kolejność nie sugeruje hierarchii, bo każdy z nich jest jednakowo istotny.

1. Czas

Na warsztaty musisz przeznaczyć minimum cały jeden dzień. Ten dzień trzeba wymazać z kalendarzy wszystkich uczestników. Będą niedostępni, nie będą odczytywać maili ani odbierać telefonów. Jeśli uznasz, że warsztaty mogą potrwać więcej niż 6 godzin, to rozłóż je na dwa dni. W siódmej czy ósmej godzinie pracy tylko nieliczni będą potrafili się naprawdę skupić.

Zadbaj, aby uczestnicy bezwzględnie zarezerwowali sobie czas, o który prosisz. Osoby wymykające się w kluczowym momencie po dziecko do przedszkola mogą naprawdę dużo zepsuć.


2. Miejsce

Najlepiej, jeśli wynajmiesz salkę konferencyjną lub inne przestronne miejsce poza firmą. Jeśli zorganizujesz warsztaty w miejscu pracy, to non-stop ktoś będzie wywoływany na sekundkę w pilnej sprawie. Codzienna bieżączka spowoduje, że osoby uczestniczące w warsztatach nie będą w stanie oddać Ci 100% swojej uwagi.

Najlepiej całkowicie odizolować uczestników od codziennej pracy – fizycznie i mentalnie.


3. Wyposażenie

Przydadzą Ci się flipcharty i spory zapas kartek. To lepsze rozwiązanie niż ścieralna tablica, bo masz pewność, że żadne zapiski nie zostaną w ferworze rozmów bezpowrotnie zmazane. Jeśli będziecie zmuszeni używać tablic, to koniecznie rób dużo zdjęć.

Oczywiście niezbędne będą też samoprzylepne karteczki i coś do pisania. Możesz wykorzystać radę Jake’a Knappa, aby zamiast cienkopisów czy długopisów rozdać grubsze markery – to zmusza ludzi, aby skracali swoje notatki i konkretyzowali myśli.


4. Ludzie

Kogo zaprosić? W tej kwestii bardzo ważne jest Twoja znajomość zespołu. Które osoby będą przydatne, a które tylko utrudnią proces? Musisz to wyczuć, ale weź pod uwagę trzy kwestie.

Zbierz osoby, które mają realny wpływ na działalność marki. To one będą wcielać efekty warsztatów w życie, więc muszą być zaangażowane w cały proces.

Zadbaj o obecność osób decyzyjnych. Nie możesz dopuścić do sytuacji, w której grupa coś wypracuje, a potem niewdrożony w proces szef wyrzuci wszystko do kosza w 15 sekund. Taki incydent pogrzebie nie tylko bieżący projekt, ale również szansę na organizację jakichkolwiek warsztatów w przyszłości.

Zaproś jedną osobę, która słynie z odmiennego zdania na każdy temat. Smerf Maruda może ożywić dyskusję i zmusić innych uczestników do lepszej obrony swoich pomysłów.

Ile osób powinno brać udział w warsztatach? Przyjmij zasadę szefa Amazona:

“Nie organizuj spotkania, na którym dwie pizze nie są w stanie wyżywić całej grupy.” Jeff Bezos


5. Posiłki

Skoro już mówimy o jedzeniu – musisz zapewnić uczestnikom catering. W tym temacie mam dla Ciebie trzy wskazówki.

Zadbaj o zdrowe przekąski dostępne przez cały czas. Nie chcesz, aby ktokolwiek myślał o głodzie, zamiast o temacie rozmowy. Ale żadnych słodyczy czy gazowanych i energetycznych napojów!

Zamów pożywny i lekki lunch. Tłusty posiłek spowoduje, że objedzeni uczestnicy nie będą marzyli o niczym innym, niż o drzemce. Zignoruj stekożerców i zamów wszystkim np. lekkie wegetariańskie danie.

Ustal dostawę jedzenia na konkretną godzinę. Nie możesz dopuścić, aby jedzenie wparowało i zakłóciło jakiś kluczowy punkt warsztatów, do którego już nikt później nie wróci.


6. Moderator

Warsztaty muszą mieć prowadzącego, który będzie czuwał nad całym procesem. Najlepiej, jeśli będzie to osoba, która ma doświadczenie z zakresu procesów grupowych. Dobrze, jeśli będzie to człowiek z zewnątrz. Taki moderator będzie miał odwagę, żeby przerwać szefowi, który zabłądził i zaczął ściągać rozmowę na nieistotny temat.

Możesz oczywiście wybrać osobę z firmy a nawet wyznaczyć siebie. Ważne jest tylko to, aby moderator nie podszedł do sprawy zbyt spontanicznie – musi być dobrze przygotowany.


7. Agenda

Uczestnicy muszą poznać plan działań. I to najlepiej z wyprzedzeniem – tak aby mogli zaplanować np. wykonanie ważnego telefonu w czasie przerwy. Musisz ich poinformować: po co się zebrali, jak warsztaty będą przebiegały oraz jaką korzyść przyniosą.

Musisz zdefiniować cel warsztatów. Najlepiej, jeśli cel będzie maksymalnie konkretny i wąski. To ważne, bo na koniec spotkania należy zweryfikować i podsumować czy udało się go osiągnąć. Zapewniam Cię, że wszyscy uczestnicy będą wykończeni po całym dniu pracy grupowej. Musisz im pokazać, że nie robili tego na marne.


8. Zasady

Istotne jest jasne określenie zasad panujących na warsztatach. Można je wydrukować i umieścić w widocznym miejscu, aby o sobie przypominały.

Oprócz standardowych reguł skutecznej komunikacji, istotne są dwie zasady.

Za drzwiami zostawiamy hierarchię i tytuły. Każdy uczestnik jest tam z jakiegoś powodu i każdy ma równe prawo do głosu. To ważne, aby podwładni nie bali się mówić zdań odrębnych niż ich przełożeni itp.

Odcinamy się od świata. Krótkie przerwy to czas, kiedy można oddzwonić na nieodebrane połączenie od klienta albo odpisać na smsa od żony. Ale musisz wyegzekwować szkolną dyscyplinę – żadnych telefonów pod stołem. Żadnych otwartych laptopów i tabletów z wyskakującymi mailami. Właśnie dlatego będziecie pracować z kartkami i flamastrami a nie na komputerach.


Warsztaty brandingowe

Pamiętaj, że spotkanie z burzą mózgów to jeszcze nie warsztaty brandingowe. Warsztaty wymagają planu działania i odpowiedniej moderacji. Tylko wtedy czas, które na nie poświęcasz będzie inwestycją, a nie kosztem.

Oczywiście muszę zastrzec, że każde warsztaty są inne i wszelkie zasady trzeba dopasować do konkretnej firmy, konkretnej sytuacji i konkretnego celu. Musisz też wiedzieć, że nie będzie lekko, efektywna praca w grupie to duże wyzwanie. Ale zaplanowanie tych ośmiu kluczowych kwestii może ustrzec Twoje warsztaty przed problemami.

Trzymam kciuki!


Nazywam się Maciej Sznitowski i jestem brandoholikiem. Pomagam projektować, budować i remontować marki. Zobacz moje projekty na brandoholics.com
Chcesz porozmawiać o Twojej marce? Napisz na maila maciej@sznitowski.pl

Czy ten wpis był dla Ciebie wartościowy?

Będę wdzięczny za szczerą ocenę!

Średnia głosów:

Szkoda, że ten wpis nie był dla Ciebie wartościowy.

Pomóż mi go ulepszyć!