Branding

8 dobrych zasad organizacji warsztatów brandingowych


4.5/5
(2 głosów)

Warsztaty brandingowe to kluczowy element procesu budowania i rozwijania marki. Zebrałem dla Ciebie 8 najważniejszych kwestii organizacyjnych.

Dotyczą one technicznego przygotowania warsztatów (właściwie każdych, nie tylko brandingowych). Kolejność nie sugeruje hierarchii, bo każdy z nich jest jednakowo istotny.

1. Czas

Na warsztaty musisz przeznaczyć minimum cały jeden dzień, a najczęściej dwa lub trzy. Ten dzień trzeba wymazać z kalendarzy wszystkich uczestników. Będą niedostępni, nie będą odczytywać maili ani odbierać telefonów. Jeśli uznasz, że warsztaty mogą potrwać więcej niż 6 godzin, to rozłóż je na dwa dni. W siódmej czy ósmej godzinie pracy tylko nieliczni będą potrafili się naprawdę skupić.

Zadbaj, aby uczestnicy bezwzględnie zarezerwowali na wyłączność czas, o który prosisz.

Osoby wymykające się w kluczowym momencie po dziecko do przedszkola mogą naprawdę dużo zepsuć.

2. Miejsce

Najlepiej, jeśli wynajmiesz salkę konferencyjną lub inne przestronne miejsce poza firmą.

Jeśli zorganizujesz warsztaty w miejscu pracy, to non-stop ktoś będzie wywoływany na sekundkę w pilnej sprawie. Codzienna bieżączka spowoduje, że osoby uczestniczące w warsztatach nie będą w stanie oddać Ci stu procent swojej uwagi.

Najlepiej całkowicie odizolować uczestników od codziennej pracy – fizycznie i mentalnie.

3. Wyposażenie

Przydadzą Ci się flipcharty i spory zapas kartek. To lepsze rozwiązanie niż ścieralna tablica, bo masz pewność, że żadne zapiski nie zostaną w ferworze rozmów bezpowrotnie zmazane. Jeśli będziecie zmuszeni używać tablic, to koniecznie rób dużo zdjęć.

Oczywiście niezbędne będą też samoprzylepne karteczki i coś do pisania. Możesz wykorzystać radę Jake’a Knappa, aby zamiast cienkopisów czy długopisów rozdać grubsze markery – to zmusza ludzi, aby skracali swoje notatki i konkretyzowali myśli.

Zapewne przyda się rzutnik lub duży telewizor, do którego będzie można podpiąć komputer z dostępem do internetu. Zadbaj też o przejściówki do różnych kabli i gniazd komputerów.

4. Ludzie

Kogo zaprosić? W tej kwestii bardzo ważne jest Twoja znajomość zespołu. Które osoby będą przydatne, a które tylko utrudnią proces? Musisz to wyczuć, ale weź pod uwagę trzy kwestie.

Zbierz osoby, które mają realny wpływ na działalność marki. To one będą wcielać efekty warsztatów w życie, więc muszą być zaangażowane w cały proces.

Zaproś osoby, które mają informacje z pierwszej linii frontu. Najczęściej są to osoby, które mają kontakt z klientem i mnóstwo historii, które mogą opowiedzieć. Mogą to być handlowcy, sprzedawcy czy pracownicy call center – to zazwyczaj najcenniejsze źródło wiedzy.

Zadbaj o obecność osób decyzyjnych. Nie możesz dopuścić do sytuacji, w której grupa coś wypracuje, a potem niewdrożony w proces szef wyrzuci wszystko do kosza w 15 sekund. Taki incydent pogrzebie nie tylko bieżący projekt, ale również szansę na organizację jakichkolwiek warsztatów w przyszłości.

Istotna jest jednak relacja osoby decyzyjnej z resztą zespołu. Jeśli postać szefa sparaliżuje całą dyskusję, bo nikt nie odważy się wypowiedzieć na głos niepopularnej myśli, to trzeba z tej obecności tej osoby zrezygnować.

W zdrowej organizacji, postać Właściciela / Prezesa / CEO jest najczęściej tą, która myśli szeroko, czyli nie ogranicza się do codziennych działań, ale bierze pod uwagę wizję rozwoju. Taka osoba często inspiruje i wnosi do dyskusji bardzo dużo wartości.

Zaproś jednego smerfa Marudę. Osoba, która słynie z odmiennego zdania na każdy tema może ożywić dyskusję i zmusić innych uczestników do lepszej obrony swoich pomysłów. Tylko uważaj, żeby ta osoba nie była zwykłym dupkiem, któremu zależy na skupieniu uwagi na sobie.

Ile osób powinno brać udział w warsztatach? Między 8 a 12 stanowi chyba rozsądną liczbę. Wprowadza to pewną różnorodność myślenia, ale nie wprowadza chaosu dyskusji. Możesz przyjąć zasadę szefa Amazona:

Nie organizuj spotkania, na którym dwie pizze nie są w stanie wyżywić całej grupy – Jeff Bezos

5. Posiłki

Skoro już mówimy o jedzeniu – musisz zapewnić uczestnikom catering. W tym temacie mam dla Ciebie trzy wskazówki.

Zadbaj o zdrowe przekąski dostępne przez cały czas. Nie chcesz, aby ktokolwiek myślał o głodzie, zamiast o temacie rozmowy. Ale żadnych słodyczy czy gazowanych i energetycznych napojów!

Zamów z wyprzedzeniem pożywny i lekki lunch. Tłusty posiłek spowoduje, że objedzeni uczestnicy nie będą marzyli o niczym innym, niż o drzemce. Zignoruj stekożerców i zamów wszystkim np. lekkie wegetariańskie danie. Idealna jest wspomniana pizza, bo większość osób ją lubi i jest tania. Ale najważniejsze, że można ją złapać do ręki i swobodnie się poruszać – podczas lunchu potrafią się odbywać najciekawsze rozmowy!

Ustal dostawę jedzenia na konkretną godzinę. Zaplanuj dobrze tę przerwę, nie możesz dopuścić, aby jedzenie wparowało i zakłóciło jakiś kluczowy punkt warsztatów, do którego już nikt później nie wróci.

6. Moderator

Warsztaty muszą mieć prowadzącego, który będzie czuwał nad całym procesem. Najlepiej, jeśli będzie to osoba, która ma doświadczenie z zakresu prowadzenia procesów grupowych. Dobrze, jeśli będzie to człowiek z zewnątrz. Taki moderator będzie miał odwagę, żeby przerwać szefowi, który zabłądził i zaczął ściągać rozmowę na nieistotny temat.

Możesz oczywiście wybrać osobę z firmy a nawet wyznaczyć siebie. Ważne jest tylko to, aby moderator nie podszedł do sprawy zbyt spontanicznie – musi być dobrze przygotowany.

W przypadku warsztatów strategicznych moderatorem jest oczywiście najczęściej strateg, a w przypadku warsztatów kreatywnych dyrektor kreatywny lub artystyczny.

7. Agenda

Uczestnicy muszą poznać w wyprzedzeniem plan działań. Tak aby mogli zaplanować np. wykonanie ważnego telefonu w czasie przerwy, wzięcie leków czy jakąkolwiek inną ważną dla nich rzecz. Nie są przecież zakładnikami, musisz ich poinformować o tym, jak warsztaty będą przebiegały. Osoba, która nerwowo siedzi i wypatruje szansy na przerwę nie skupia się na temacie rozmowy, więc nie przynosi żadnej korzyści.

Musisz zdefiniować cel warsztatów. Najlepiej, jeśli cel będzie maksymalnie konkretny i wąski. To ważne, bo na koniec spotkania należy zweryfikować i podsumować czy udało się go osiągnąć. Zapewniam Cię, że wszyscy uczestnicy będą wykończeni po całym dniu pracy grupowej. Musisz im pokazać, że nie robili tego na marne.

8. Zasady

Istotne jest jasne określenie zasad panujących na warsztatach. Można je np. wydrukować i umieścić w widocznym miejscu, aby o sobie przypominały.

Oprócz standardowych reguł skutecznej komunikacji, istotne są dwie zasady.

Za drzwiami zostawiamy hierarchię i tytuły. Każdy uczestnik jest tam z jakiegoś powodu i każdy ma równe prawo do głosu. To ważne, aby podwładni nie bali się mówić zdań odrębnych niż ich przełożeni itp.

Odcinamy się od technologii i świata. Krótkie przerwy to czas, kiedy można oddzwonić na nieodebrane połączenie od klienta albo odpisać na smsa od żony. Ale musisz wyegzekwować szkolną dyscyplinę – żadnych telefonów pod stołem. Żadnych otwartych laptopów i tabletów z wyskakującymi mailami – właśnie dlatego najlepiej pracować z kartkami i flamastrami, a nie na komputerach.

Warsztaty to nie burza mózgów

Pamiętaj, że spotkanie z burzą mózgów to jeszcze nie warsztaty brandingowe. Warsztaty wymagają planu działania i odpowiedniej moderacji.

Najważniejszą inwestycją jest czas uczestników. Dwudniowa nieobecność kilku pracowników oznacza sporą stratę, dlatego tak ważna jest dobra organizacja. Efektywna praca w grupie to duże wyzwanie, ale zaplanowanie tych ośmiu kluczowych kwestii powinno znacznie pomóc.

Trzymam kciuki!

 

Dzięki! Nazywam się Maciej Sznitowski, jestem brandoholikiem.

Sprawdź jak mogę pomóc twojej firmie!

Jak oceniasz ten artykuł? Zagłosuj

Średnia ocena 4.5 / 5. Ilość głosów 2

Bądź pierwszym, który oceni ten post!

Szkoda, że ten wpis nie był dla Ciebie wartościowy.

Pomóż mi go ulepszyć!

Co można by tu poprawić?

Co o tym myślisz? Napisz

Newsletter Brandoholika

Mogę Cię powiadamiać o nowych artykułach i podsyłać ciekawe treści.

Poczekaj chwilę...

Dziękuję za zapisanie do newslettera!

Zapisując się wyrażasz zgodę na otrzymywanie ode mnie wiadomości. Nie spamuję, wysyłam tylko wartościowe rzeczy. Przeczytaj jak przetwarzam Twoje dane w Polityce prywatności.